Organisez-vous tout de suite : apprenez à maîtriser Trello

Trello

Lorsqu’il s’agit d’organiser nos emplois du temps chargés, beaucoup d’entre nous ont depuis longtemps mis de côté leurs agendas de bureau et leurs rappels de téléphone portable pour utiliser des applications de gestion de projets telles que Trello. Si vous ne connaissez pas encore Trello, c’est peut-être le moment idéal pour l’essayer. Dans ce guide, nous expliquons comment l’utiliser pour planifier, organiser et gérer des équipes, le tout en un seul endroit.

Trello a atteint 50 millions d’utilisateurs en 2019, et est utilisé par de grandes entreprises telles que Google, Fender, Pinterest et Cosco. Cette application web et mobile permet de gérer efficacement une équipe et de passer facilement d’un projet à l’autre, ce qui en fait l’outil parfait pour le télétravail. Il utilise des tableaux de bord, des listes et des cartes pour créer des tâches et les attribuer aux membres de l’équipe.

1. Les premiers pas

La procédure d’inscription est assez simple, il suffit d’entrer une adresse électronique et de créer un mot de passe. Si vous utilisez déjà d’autres outils Atlassian pour le développement de logiciels, la gestion de projets ou la gestion de contenu, vous pouvez utiliser un seul compte pour tous ces outils.

Vous devrez ensuite donner un nom à votre équipe et, si vous le souhaitez, choisir le type d’équipe parmi plusieurs options, telles que « opérations », « petite entreprise », « éducation », etc. Vous pouvez ajouter les membres de l’équipe instantanément par e-mail, ou le faire plus tard.

Quant au prix, Trello propose trois modalités : une gratuite, et deux payantes. La version gratuite permet un nombre illimité de tableaux, de listes et de cartes, mais vous ne pouvez créer qu’un maximum de dix tableaux d’équipe. Les options payantes, Business Class et Enterprise, permettent, entre autres, de disposer de tableaux de bord d’équipe illimités, d’options de gestion d’équipe plus personnalisées et de fonctions d’administration et de sécurité améliorées.

2. se familiariser avec le système Kanban

Trello utilise un système de gestion visuelle des flux de travail connu sous le nom de Kanban, qui signifie en japonais « signe » ou « panneau d’affichage ». Cette méthode s’inspire du système de production de Toyota à la fin des années 1940, lorsque les ouvriers de la chaîne de production ont commencé à utiliser des cartes physiques pour illustrer les étapes du processus de fabrication et les tâches accomplies. Cette méthode a permis de réduire le temps et le gaspillage, et d’optimiser l’efficacité du travail.

Le système Kanban est basé sur une communication en temps réel et une transparence totale du travail, car les membres de l’équipe peuvent voir toutes les tâches qui leur sont assignées ainsi qu’à leurs collègues. C’est une méthode qui encourage la collaboration, et son succès dépend de la transparence au sein de l’équipe et de l’équilibre entre les tâches individuelles et collectives. Afin de l’appliquer efficacement, nous vous recommandons de tenir compte des principes suivants :

Visualisez votre flux de travail

La visualisation est la clé de la méthode Kanban, et non sans raison, car il est beaucoup plus facile de comprendre et de traiter les données dans un graphique informatique, un diagramme ou une carte, que d’interpréter une série de chiffres dans un tableur Excel.

Trello vous aide à visualiser votre flux de travail et à le décomposer en tâches individuelles. L’interface de l’application vous permet de combiner des tableaux de bord, des listes et des fiches de différentes manières en fonction du projet, des préférences des membres de l’équipe et de vos goûts personnels. Voici comment cela fonctionne :

  • Créez un seul tableau de bord, ou plusieurs si vous travaillez sur plusieurs projets ou gérez plusieurs équipes. Trello propose une large sélection de modèles de tableaux. Certains travaillent comme brise-glace pour l’équipe et leurs planches sont divisées en instructions, matériel et participants au jeu. D’autres, comme le modèle de tableau à succès commercial, vous permettent de suivre tous vos comptes et clients. Chaque modèle est disponible en plusieurs couleurs et comporte des arrière-plans personnalisés et des listes par défaut.
  • Choisissez vos listes : vous pouvez utiliser les listes par défaut ou créer vos propres listes. Chacune d’entre elles comporte plusieurs cartes qui représentent généralement, si vous le souhaitez, les tâches à accomplir.
  • Personnalisez-le à votre goût : il n’y a pas de critères universels ici. Il peut être plus logique pour certains de créer des listes de choses à faire distinctes pour chaque projet, tandis que d’autres préfèrent le faire pour chaque jour de la semaine. Une approche assez courante consiste à désigner une carte spécifique pour chaque tâche et à l’ajouter à une liste de « à faire », « en cours » ou « fait », de manière à pouvoir faire glisser chaque carte à travers les différentes étapes du projet.
  • Restez simple : ne surchargez pas les cartes avec trop de texte : un simple titre ou une description suffit amplement. Vous pouvez toujours aller plus en détail en cliquant sur la carte et en ajoutant des informations telles que les délais, les descriptions, les pièces jointes ou les commentaires.
  • Utilisez un code de couleur : si vous devez travailler en équipe ou organiser des tâches, l’attribution d’une couleur à chaque carte en fonction du type de travail vous aidera à trouver plus rapidement ce que vous cherchez.

Concentrez-vous sur les tâches à long terme… 

Lorsque vous travaillez en équipe, il est important de ne pas perdre de vue le but ultime d’un projet. Que vous organisiez une réunion en ligne, prépariez un rapport détaillé ou développiez un nouveau produit, essayez de garder cet objectif à l’esprit lorsque vous travaillez sur vos tâches quotidiennes, en particulier les plus banales. Cela vous permettra, à vous et à votre équipe, de rester motivés.

Selon une étude sur la prise de décision publiée par l’université de l’Ohio en 2018, si une équipe est capable de garder une vue d’ensemble, elle est plus susceptible de prendre de meilleures décisions en groupe. « Lorsque nous nous distançons mentalement d’un problème avant de prendre une décision, nous avons tendance à voir les choses d’une manière plus conforme aux objectifs à long terme, ce qui nous permet de voir au-delà des considérations immédiates du moment présent », explique Paul Stillman, l’auteur de l’étude.

Divisez les projets en petites tâches

La méthode kanban tente de réduire au maximum la liste des tâches en cours afin de, selon l’un de ses principes fondamentaux, « arrêter de commencer, commencer à finir ». L’objectif n’est pas de travailler sur plusieurs tâches en même temps, mais de les mener à bien de manière efficace et, surtout, de rendre ces tâches petites et abordables pour tout le monde.

Un autre élément à prendre en compte est de ne pas négliger la liste des travaux « réalisés », qui vous permet de suivre la quantité de travail que vous et vos collègues avez fourni et, par conséquent, de réajuster vos attentes à l’avenir. D’un autre côté, cela vous rendra heureux, car le cerveau humain est programmé pour ressentir de la satisfaction lorsque nous décomposons et achevons des tâches, cette liste vous aidera donc à rester motivé.

Le fait de rayer des éléments sur une liste de tâches libère également l’espace mental. En 1927, la psychologue russe Bluma Zeigarnik a mené une expérience dans laquelle elle a assigné de nombreuses tâches simples à divers participants et les a ensuite laissées accomplir certaines d’entre elles mais en a interrompu d’autres. Les résultats ont montré que les participants étaient deux fois plus susceptibles de se souvenir des tâches inachevées que de celles qu’ils avaient accomplies. Cela conforte l’idée que l’accomplissement des tâches libère l’esprit.

Maintenir l’esprit d’équipe

L’utilisation de Trello en équipe présente de nombreux avantages. D’une part, vous pouvez voir d’un seul coup d’œil ce que font les autres membres de l’équipe et ce qu’ils ont prévu, au lieu d’avoir à chercher dans une interminable série de courriels. Vous n’aurez pas non plus le problème d’une personne qui n’obtient pas certaines informations importantes si vous oubliez de cliquer sur « Répondre à tous ».

Cependant, si vous utilisez Trello pour gérer une équipe, il est important de clarifier certaines règles. Chaque membre de l’équipe doit savoir clairement qui peut assigner des tâches à qui, qui est responsable de les faire passer d’une liste à l’autre et ce que signifient les différentes étiquettes.

Si c’est vous qui répartissez les tâches, veillez à mettre en place un système permettant à vos collègues de « valider » le travail qui leur est confié, afin de ne pas les surcharger.

3. Devenez un expert de Trello

Découvrez la puissance des Power-Ups

Vous êtes maintenant prêt à faire passer vos connaissances de Trello au niveau supérieur. L’application propose des mises en service, qui sont des fonctionnalités supplémentaires telles que des calendriers, des champs personnalisés, des analyses et des automatismes, sans parler de la synchronisation avec des applications comme Slack, Dropbox et Google Drive. Ainsi, vous disposez de toutes les données et informations dont vous avez besoin en un seul endroit. Les utilisateurs de la version gratuite n’ont qu’une seule mise sous tension, tandis que les versions payantes offrent des mises sous tension illimitées.

Inclure des listes de contrôle et un suivi des progrès

Si votre projet est trop complexe, vous pouvez toujours le diviser en petites parties et attribuer une carte à chacune d’entre elles. Pour ce faire, vous devez utiliser la fonction « Liste de contrôle », qui peut être ajoutée à chaque carte. De cette façon, vous pouvez marquer chaque élément d’un petit projet comme étant terminé, sans avoir à déplacer les cartes d’une liste à l’autre.

Si vous souhaitez suivre l’avancement d’une tâche particulière, ajoutez-vous à une carte, une liste ou un tableau et cliquez sur « Continuer » : cela vous permettra d’être averti chaque fois que quelqu’un ajoute quelque chose ou apporte une modification.

Raccourcis clavier et astuces

Si vous êtes un virtuose du clavier, les raccourcis de Trello peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. La page des conseils professionnels de Trello énumère quelques-uns des conseils les plus couramment utilisés :

  • Vous voulez voir rapidement toutes vos cartes sur un tableau ? Appuyez ensuite sur la touche « Q ».
  • Si vous souhaitez vous ajouter à une carte, vous pouvez le faire en passant le curseur sur celle-ci et en appuyant sur la barre d’espacement, ou sur la touche « M » si vous souhaitez ajouter d’autres membres.
  • Pour ajouter des dates d’expiration aux cartes, appuyez sur la touche « D ».
  • Appuyez simultanément sur les touches « Shift » et « Enter » pour enregistrer une carte.

Vous pouvez également importer des listes et des feuilles de calcul directement dans Trello. Pour ce faire, copiez et collez la liste dans une nouvelle carte Trello, cliquez sur « Ajouter » et Trello vous demandera si vous souhaitez convertir chaque élément de la liste en une carte séparée.

Dans tous les domaines de la vie, en particulier professionnelle, nous avons beaucoup de listes de choses à faire, ce qui nous donne parfois l’impression d’être débordés. Trello est un outil efficace qui vous aidera à vous organiser, à vous souvenir des délais et à promouvoir une communication transparente avec vos collègues. Il est facile de commencer, et avec un peu de temps et de pratique, vous verrez à quel point c’est plus facile pour vous et votre équipe.

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